E-Rechnung prüfen: XRechnung und ZUGFeRD validieren und lesbar machen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen können; öffentliche Auftraggeber verlangen die XRechnung schon seit November 2020. Im Posteingang landen deshalb zwei Sorten Datei: die XRechnung, reines XML in UBL- oder CII-Syntax, und die ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung, ein PDF/A-3 mit demselben XML als Anhang. Beide werden mit denselben Regeln geprüft, und beide nimmt dieses Tool an.

Das Regelwerk

Geprüft wird mit der Validierungskonfiguration, die die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) für die XRechnung veröffentlicht. Das ist die Referenz, auf der die Rechnungseingangsplattformen von Bund und Ländern ihre Annahmeprüfung aufbauen. Das Tool arbeitet in drei Schichten: XML-Schema der Syntax, die Schematron-Regeln der EN 16931 (BR-xx, BR-CO-xx, BR-S-xx) und die deutschen Zusatzregeln (BR-DE-xx). Jede Meldung trägt die Regel-ID aus der Spezifikation, den Schweregrad und den Originaltext der Regel.

Zwei Regeln tauchen in der Praxis am häufigsten auf: BR-DE-15, die fehlende Käuferreferenz, in der bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID steht, und BR-DE-2, die fehlende Kontaktgruppe des Verkäufers. Beides sieht man einer PDF-Darstellung nicht an, und beides führt bei einem Behördenportal zur Ablehnung.

Was das Tool bei einem PDF tut

Ein ZUGFeRD-PDF wird als PDF/A-3-Container geöffnet und der Anhang factur-x.xml, zugferd-invoice.xml oder xrechnung.xml herausgelöst. Das deklarierte Profil (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG) wird vor der ersten Regel angezeigt. Ein PDF ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung im Sinne des Standards, und genau das steht dann im Ergebnis. Die Profile MINIMUM und BASIC WL sind absichtlich keine vollständigen EN-16931-Rechnungen; bei ihnen sind Meldungen gegen die EN-16931-Regeln zu erwarten und das Profil ist das, was du zuerst lesen solltest.

Was das Tool nicht beurteilt

Ein grünes Ergebnis heißt: Die Datei erfüllt die veröffentlichten Regeln. Es heißt nicht, dass die Rechnung richtig ist. Steuersatz, Rechenweg einer Position, ob die Leitweg-ID zum gemeinten Empfänger gehört und ob ein bestimmter Empfänger das gewählte Profil überhaupt annimmt, liegen außerhalb des Regelwerks. Ein Portal kann eigene Prüfungen ergänzen. Und ein PDF, aus dem sich gültiges XML ziehen lässt, ist damit nicht als korrekter PDF/A-3-Container bescheinigt.

Wo die Datei bleibt

Der Upload wird im Arbeitsspeicher eines Servers in der EU verarbeitet und nach der Antwort verworfen: kein Schreiben auf Platte, keine Warteschlange, keine Weiterverwendung. Übrig bleibt ein Eintrag im Nutzungsjournal mit Zeitstempel und Dateigröße, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben. Wenn Rechnungen dein Haus gar nicht verlassen sollen: Der KoSIT-Validator ist Open Source, und ein Workflow, der Rechnungen in ein Lieferantenportal lädt, kann ihn als Schritt vor dem Upload ausführen.